Referenzen – Wohlflow

Késmárki Gergely, Geschäftsführer

Als aus Kapazität eine strategische Entscheidung wurde

Die blueBAX Solutions ist in der IT-Entwicklung und der Enterprise-SAP-Beratung tätig – vor allem in Entwicklungsprojekten und bei SAP-Business-One-(B1)-Einführungen. Es ist die Art von Unternehmen, in dem ständig mehrere Kunden, mehrere Projekte und mehrere parallele Fristen gleichzeitig in der Luft liegen – und in dem die Zeit des Teams die mit Abstand wertvollste Ressource ist.

Ausgangslage

In einer Beratung sind die schwierigsten Fragen nicht technischer, sondern kapazitativer Natur. Wer ist gerade überlastet, und wer hat noch Luft? Passt ein neues Projekt wirklich hinein, oder würde man damit das Team ausbrennen? Lange konnte blueBAX das nur aus dem Bauch heraus beantworten – ein guter Teil der Pläne und der Auslastung lebte in den Köpfen der Führung. So wurden die wirklich wichtigen Entscheidungen – ein neues Mandat annehmen, Leute umverteilen – oft erst sichtbar, als es zum Gegensteuern schon zu spät war.

Die Lösung

Der Umstieg geschah Schritt für Schritt. Im Februar kam zuerst der Planner: Das Team sieht im Voraus, wer was zu tun hat und wie voll die Woche jedes Einzelnen ist. Im Mai folgte das Contracts-Modul für die Verträge, und auch der Urlaub zog in Wohlflow um – so fügen sich Planung, Verträge und Abwesenheiten endlich zu einem Bild in einem System zusammen. Es ging nicht um die Zahl der Funktionen, sondern darum, dass Auslastung und freie Kapazität endlich in einer gemeinsamen, vorausschauenden Ansicht sichtbar sind – rechtzeitig, nicht im Nachhinein.

Die Ergebnisse

Auf einen Blick ist sichtbar, wer überlastet ist und wer noch freie Kapazität hat – so lässt sich rechtzeitig umverteilen, bevor jemand ausbrennt.
Vor einem neuen Mandat sieht das Team, ob es wirklich in seine Zeit passt – das Ja oder Nein beruht auf echter Kapazität, nicht auf Bauchgefühl.
Weil der Plan vorausschaut, können strategische Entscheidungen – einstellen, welchem Projekt Priorität geben – rechtzeitig fallen und nicht erst, wenn es schon brennt.
Die Auslastungstrends zeigen auch, wohin es geht: wo in den kommenden Wochen die Kapazität knapp wird.

"Die größte Veränderung für uns ist, dass wir endlich sehen, wer voll ist und wer noch freie Kapazität hat – und auf dieser Grundlage rechtzeitig entscheiden können. Wenn ein neues Projekt hereinkommt, raten wir nicht, sondern prüfen, ob es wirklich ins Team passt. Planung ist für uns mehr als ein Dienstplan geworden – sie ist ein strategisches Werkzeug: Wir treffen die wichtigen Entscheidungen in Ruhe und rechtzeitig, statt im letzten Moment zu hetzen."
— Késmárki Gergely, Geschäftsführer

Eszlári A. László, Geschäftsführer

Einfachheit und ein Entwickler, der in Tagen reagiert

Eszlári Consulting arbeitet in der Enterprise-SAP-Entwicklung und -Beratung. Ein eingespieltes Team, das keine Geduld für Verwaltung hat, die sich im Kreis dreht – genau deshalb ist es wichtig, dass die täglichen Werkzeuge einfach und schnell sind.

Ausgangslage

Bei Eszlári László gab es keinen dramatischen Ausgangspunkt – sie flüchteten nicht aus einem Brand in ein neues System. Im Gegenteil: Sie nutzten bereits ein anderes, eigens für sie entwickeltes System, das theoretisch alles konnte. Der Wechsel begann auf Empfehlung eines Freundes, und er war eher eine Frage als ein Problem: Kann Wohlflow ein einfacheres, klareres, angenehmeres tägliches Erlebnis bieten als das, woran sie gewöhnt waren?

Die Lösung

Die Antwort kam ziemlich schnell. Im Planner sieht László an einem Ort, wer was gebucht hat – als Admin validiert er es, passt es an und erstellt daraus mit wenigen Klicks flexible Auswertungen mit verschiedenen Sortierungen und Ansichten; etliche davon kamen eigens auf seinen Wunsch ins System. Der eigentliche „Aha“-Moment kam, als bestimmte Stunden eines Projekts aus abrechnungstechnischen Gründen auf eine andere Aufgabe eines anderen Projekts umgebucht werden mussten. Das war noch nicht im System – aber man musste nicht monatelang darauf warten: Innerhalb weniger Tage wurde eine funktionierende Funktion daraus, direkt mit dem Entwickler abgestimmt. Diese Art von Unmittelbarkeit sucht man bei Standardsoftware vergeblich.

Die Ergebnisse

Eine klare, einfache Oberfläche, die der Arbeit nicht im Weg steht – eine Freude, sie anzusehen, eine Freude, sie zu nutzen.
Transparente Zeiterfassung: An einem Ort ist sichtbar, wer was gebucht hat, und als Admin ist es in Sekunden validiert und bearbeitet.
Flexible Auswertungen: Die Daten lassen sich in verschiedenen Sortierungen und Ansichten abrufen – genau so, wie es die tägliche Arbeit braucht.
Flexible Abrechnung – Stunden lassen sich bei Bedarf sogar zwischen Projekten umbuchen.
Ein direkter Draht zum Entwickler: Eine Idee oder Anmerkung wird oft noch am selben Tag, spätestens innerhalb weniger Tage zu einer funktionierenden Lösung.

"Es ist selten, dass aus einer Idee innerhalb von Tagen eine funktionierende Funktion wird. Wohlflow ist genau so – flexibel, zuverlässig und kundenorientiert."
— Eszlári A. László, Geschäftsführer