Amikor a kapacitás stratégiai döntéssé vált
A blueBAX Solutions IT-fejlesztéssel és nagyvállalati SAP-tanácsadással foglalkozik – jellemzően fejlesztési projekteken és SAP Business One (B1) bevezetéseken dolgoznak. Az a fajta cég, ahol egyszerre több ügyfél, több projekt és több párhuzamos határidő fut, és ahol a csapat ideje messze a legértékesebb erőforrás.
Kiindulás
Egy tanácsadó cégnél a legnehezebb kérdések nem technikaiak, hanem kapacitásbeliek. Ki az, aki épp túl van terhelve, és kinél van még hely? Belefér-e még egy új projekt, vagy épp az égetné ki a csapatot? Ezekre a blueBAX-nál sokáig csak érzésre lehetett válaszolni – a tervek és a leterheltség jó része a vezetők fejében élt. Így a fontos döntések – elvállaljanak-e egy új megbízást, hol csoportosítsanak át – gyakran csak akkor váltak láthatóvá, amikor már késő volt korrigálni.
Megoldás
A váltás lépésről lépésre történt. Februárban indult a Planner: a csapat előre látja, kinek mi a dolga, és mennyire van tele a hete. Májusban jött a Contracts modul a szerződésekhez, a szabadságok pedig szintén a Wohlflow-ba költöztek – így a tervezés, a szerződések és a kiesések egy helyen, ugyanabban a rendszerben állnak össze egyetlen képpé. A lényeg nem a funkciók száma volt, hanem hogy a leterheltség és a szabad kapacitás végre egy közös, előre mutató nézetben látszik – nem utólag, hanem időben.
Eredmény
- Egy pillantással látszik, ki van túlterhelve és kinek van még szabad kapacitása – így időben át lehet csoportosítani, mielőtt valaki kiég.
- Egy új megbízás előtt látják, tényleg belefér-e a csapat idejébe – az igen vagy a nem nem érzésen, hanem a valós kapacitáson múlik.
- Az előre mutató terv miatt a stratégiai döntések – kell-e új embert felvenni, melyik projekté legyen a prioritás – időben megszülethetnek, nem csak amikor már ég a ház.
- A leterheltségi trendekből az is látszik, merre tart a csapat: hol lesz szűkös a kapacitás a következő hetekben.
"A legnagyobb változás számunkra az, hogy végre látjuk, ki van tele és kinek van még szabad kapacitása – és ez alapján időben tudunk dönteni. Ha jön egy új projekt, nem tippelünk, hanem megnézzük, tényleg belefér-e a csapatba. A tervezés így nem csak beosztás lett, hanem stratégiai eszköz: a fontos döntéseket időben és nyugodtan hozzuk meg, nem az utolsó pillanatban kapkodva."
